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Reforma Tributária - Parte II

10 | Dezembro | 2025

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Adaptação de Sistemas de Gestão e Capacitação de Equipes

Para enfrentar os desafios acima, torna-se indispensável um investimento em tecnologia de gestão e treinamento de pessoal. A reforma tributária “morre no detalhe” se a empresa não conseguir operacionalizá-la no dia a dia. Por isso, implantar um ERP atualizado e adaptado às novas regras é considerado essencial para o sucesso da transiçãofecomercio.com.br. Sistemas de faturamento, contabilidade e estoque precisam incorporar as lógicas do IBS/CBS: cálculo automático de créditos sobre insumos, separação do imposto na precificação, novas naturezas de operação, relatórios para os novos órgãos (como o Conselho Federativo do IBS) etc. Muitas empresas de software e consultorias já lançaram atualizações e ferramentas específicas para a reforma. Por exemplo, pontos de venda e softwares de emissão de cupom/nota fiscal terão que preencher campos de IBS/CBS e validar regras inéditas – sem essas atualizações, a nota fiscal será rejeitada e a venda não se conclui, paralisando a operaçãonotagateway.com.br. Esse risco demanda testes exaustivos antes das obrigatoriedades: empresas devem usar ambientes de homologação disponibilizados pelo fisco para garantir que, a partir de 2026, suas notas sejam emitidas corretamente. No entanto, como mencionado, muitas empresas (sobretudo as de menor porte) ainda não iniciaram os testes nem a adaptação sistêmica até finais de 2025notagateway.com.br, o que acende um alerta.

Além dos sistemas, as pessoas fazem a diferença na transição. Equipes de contabilidade, fiscal e TI precisarão ser capacitados nas novas regras. Conceitos como crédito amplo (“crédito financeiro”), incidência no destino, tratamento de itens com exceção de alíquota, uso de cashback para consumidores, tudo isso é novidade que deve ser compreendida para evitar erros. Recomenda-se implementar um plano de ação envolvendo: comunicação interna eficaz (manter todos informados das mudanças), revisão e atualização de cadastros (por exemplo, classificação correta dos produtos para saber se terão tratamento diferenciado), e treinamentos periódicos dos colaboradores diretamente envolvidosfecomercio.com.br. A Fecomercio-SP sugere até um checklist para empresas: “entenda as novas regras e treine o time; faça um diagnóstico completo; simule os impactos; planeje as mudanças”fecomercio.com.br. Ou seja, não basta atualizar o software – é preciso que a equipe saiba utilizá-lo conforme a nova legislação.

O custo dessa adaptação preocupa especialmente as pequenas e médias empresas, que possuem menos recursos para investir. Entretanto, até grandes varejistas terão despesas relevantes com consultorias, horas de desenvolvimento de sistemas e possíveis ajustes em processos operacionais. Visto de outra forma, porém, quem se antecipa na preparação pode transformar a reforma em oportunidadefecomercio.com.br. Por exemplo, a automação de cálculos e a redução de obrigações acessórias prometidas pela reforma podem, no médio prazo, diminuir o tempo gasto com compliance tributário em até 30%notagateway.com.br. Negócios que já adotarem sistemas integrados e eficientes poderão aproveitar melhor esses ganhos de produtividade. Em resumo, adaptação tecnológica e treinamento não são opcionais, mas sim condições de sobrevivência para os contribuintes no novo modelo tributário. O período até a entrada plena do IBS/CBS deve ser encarado como um tempo para aprendizado e ajustes, e não como uma folga para deixar tudo para a última hora.

Especificidades por Porte da Empresa (Pequenas, Médias e Grandes)

Os efeitos e desafios da reforma tributária também variam conforme o porte da empresa – principalmente devido ao regime tributário adotado atualmente (Simples Nacional ou regime de lucro real/presumido) e à capacidade de investimento em adaptação.

• Pequenas Empresas (Micro e Pequeno Porte): A maioria dos pequenos varejistas e atacadistas está hoje no Simples Nacional, um regime simplificado que unifica vários tributos em uma guia mensal. A PEC 45/2019 mantém o Simples Nacional, mas trará novidades importantes para esses empreendimentos. A partir de 2027, as micro e pequenas empresas poderão optar entre permanecer 100% no Simples ou adotar um modelo híbridofecomercio.com.br. Na segunda opção, a empresa continuaria no Simples para tributos como IRPJ/CSLL, mas sairia do Simples para IBS/CBS, recolhendo-os separadamente no regime normal de apuraçãofecomercio.com.br. A vantagem de optar por esse modelo híbrido é poder aproveitar e repassar créditos tributários integralmente; já quem ficar integralmente no Simples continuará sem gerar créditos de IBS/CBS para seus clientesfecomercio.com.br. Isso afeta diretamente a competitividade: como explicou a CNDL (Confederação de Dirigentes Lojistas), se um fornecedor pequeno no Simples não destacar IBS/CBS, uma empresa média ou grande que comprar dele só terá um crédito equivalente àquela pequena fração de imposto embutida no Simples, o que pode fazê-la preferir comprar de um fornecedor maior que ofereça crédito cheiowww12.senado.leg.br. Ou seja, o pequeno empresário terá que avaliar se compensa permanecer na facilidade do Simples (com menos obrigações acessórias) ou migrar para o regime do IVA para não perder clientes importantes. Essa decisão exigirá análise técnica e simulações cuidadosas caso a casofecomercio.com.br. Independentemente do regime escolhido, as pequenas empresas enfrentam desafios de capacidade: em geral, dispõem de menos mão de obra especializada e dependem de software de terceiros ou escritórios contábeis para se adaptar. Por isso, não surpreende que sejam consideradas as mais vulneráveis na transição, correndo risco inclusive de paralisação de operações se não conseguirem se adequar a temponotagateway.com.br. Por outro lado, a reforma promete reduzir algumas complicações que hoje oneram os pequenos – por exemplo, espera-se diminuir o uso de substituição tributária (ICMS-ST) para bens de consumo, o que atualmente prejudica empresas do Simples que pagam esse imposto antecipadamente embutido nos custosgov.br. Em suma, para os micro e pequenos negócios, o novo modelo traz a possibilidade de maior integração ao sistema de créditos (algo benéfico no longo prazo), porém com alto custo inicial de adaptação e potencial perda de vantagem competitiva se não planejarem bem a sua posição no pós-reforma.

• Médias Empresas: Empresas de médio porte, em geral, já estão fora do Simples e tributam pelo lucro presumido ou lucro real. Muitas dessas empresas (por exemplo, redes regionais de varejo, atacadistas distribuidores médios) já lidam com certa complexidade tributária, mas a reforma ainda assim representa uma mudança drástica. Em termos de carga tributária, espera-se que algumas médias do comércio tenham aumentos moderados em impostos, embora menores do que no setor de serviços. Caso utilizassem hoje o regime cumulativo de PIS/Cofins (3,65% sobre faturamento, sem créditos), a migração para 25% de IBS/CBS com crédito amplo pode ser até vantajosa ou neutra, dependendo da estrutura de custos. Já para aquelas que aproveitavam incentivos fiscais estaduais (ex.: crédito presumido de ICMS, reduções de base de cálculo) pode haver perda de benefícios e aumento da carga líquida. De toda forma, a maioria das médias empresas terá que arcar com custos significativos de sistemas e treinamento, mas com recursos mais limitados que os das grandes corporações. Isso torna importante buscar apoio externo de consultorias e entidades de classe. Uma vantagem das médias é a possível agilidade: por terem estruturas menos burocráticas que as grandes, podem implementar mudanças de forma rápida se tiverem acesso a informação e ferramentas. Por exemplo, uma rede varejista regional pode mais facilmente trocar ou adaptar seu software fiscal do que um gigante nacional com sistemas legados complexos. Assim, as médias empresas que forem proativas na transição podem ganhar mercado em relação às concorrentes diretas que demorarem a se ajustar. Outro ponto de atenção para as médias do varejo é o capital de giro: o efeito do split payment e do pagamento mais rápido dos impostos pode apertar seu caixa, demandando negociação de prazos com fornecedores ou busca de crédito bancário para cobrir o intervalocndl.org.brcndl.org.br. Planilhas de fluxo de caixa precisarão incorporar os novos prazos de recolhimento do IBS/CBS já nos primeiros anos de teste. Em resumo, as empresas de médio porte estão num ponto intermediário – não têm o acolchoamento financeiro das grandes, nem os benefícios do Simples das pequenas, de modo que precisão de planejamento tributário e disciplina na execução será crucial para que não sejam pegas no meio do caminho.

• Grandes Empresas: As grandes redes varejistas e atacadistas (como supermercados, magazines, atacarejos, distribuidoras de grande porte) encaram a reforma com uma perspectiva diferente. Em termos de estrutura, elas dispõem de departamentos tributários dedicados, tecnologia avançada e capacidade de investir pesado em compliance. Portanto, têm melhores condições de desenvolver internamente as soluções para implementação do IBS/CBS. Muitas delas já iniciaram projetos-piloto e grupos de trabalho focados na reforma, algo essencial para empresas com presença nacional, dado que precisam coordenar mudanças em dezenas de filiais e em operações interestaduais. A unificação do IVA tende a simplificar a vida das grandes em algumas áreas, pois reduzirá a heterogeneidade de regras entre estados (fim da “guerra fiscal”) e centralizará obrigações – por exemplo, haverá uma Nota Fiscal de Serviço nacional padronizadafecomercio.com.br, o que ajuda empresas que atuam em muitos municípios. No entanto, as grandes também enfrentarão impactos financeiros e estratégicos relevantes. Pelo lado da carga tributária, espera-se uma elevação modesta para o comércio em geral, que as grandes poderão em parte compensar com ganhos de escala e eficiência. Ainda assim, as projeções indicam que nenhum setor ficará com carga menor – ou seja, mesmo as grandes redes varejistas devem se preparar para pagar, no mínimo, o que já pagam hoje ou um pouco mais, dado que a carga total sobre consumo será mantida ou ligeiramente aumentadagov.brwww12.senado.leg.br. Um estudo citado pela CNC sugere que, somando IBS e CBS, o setor de comércio/serviços no Brasil terá a maior alíquota padrão global, superando 25%, o que é um cenário desafiador até para empresas eficienteswww12.senado.leg.br. Isso pressiona as grandes a buscarem aumento de produtividade para não repassar todo o custo aos preços e perder competitividade.

Do ponto de vista operacional/estratégico, as grandes empresas possivelmente terão que rever suas cadeias de suprimentos e estruturas corporativas. Muitos grupos empresariais montaram modelos específicos para otimizar tributos – por exemplo, separando uma empresa industrial e outra comercial para aproveitar o regime monofásico de PIS/Cofins em certos produtos. Como a reforma não prevê a continuidade do regime monofásico (salvo exceções como combustíveis)pwc.com.br, essas estratégias podem perder sentido, levando conglomerados a consolidar empresas ou reestruturar atividadespwc.com.brpwc.com.br. Além disso, a tributação no destino e a redução de incentivos regionais podem motivar a relocalização de instalações: já que montar um centro de distribuição em estado X ou Y não trará mais vantagens fiscais significativas, fatores logísticos puros prevalecerãopwc.com.br. Muitas fábricas, CDs e lojas foram historicamente implantados onde havia incentivos de ICMS; agora, as grandes companhias deverão reavaliar a localização ótima de suas operações considerando que a tributação será uniforme e a receita do imposto será direcionada ao local de consumo finalpwc.com.br. Essa mudança pode demorar (pois há transição longa e seguros-receita para entes federados), mas faz parte das adaptações estratégicas de longo prazo que as grandes já estão analisando. Por fim, as empresas de grande porte também terão papel importante em orientar a cadeia: muitas fornecem sistemas a parceiros menores (por exemplo, marketplaces fornecendo soluções fiscais a sellers) e participarão de grupos de trabalho setoriais para ajustar pontos práticos da reforma. Sua capacidade de influência pode garantir, por exemplo, regulamentações mais amigáveis à operação (como prazos razoáveis, faseamento de penalidades, etc.). Em suma, as grandes empresas têm mais recursos para a implementação, mas também têm mais a perder em caso de falhas sistêmicas ou aumentos de custos, dado o volume envolvido. A palavra-chave para elas é gestão de risco: investir pesado agora em sistemas, testes e reorganização para colher a simplificação prometida e evitar surpresas negativas que possam afetar milhares de funcionários, fornecedores e clientes em todo o país.

Conclusão

A implementação da reforma tributária traz uma combinação de simplificação potencial a longo prazo com complexidade e custos significativos no curto/médio prazo. Para o comércio varejista e atacadista – setor que lida diretamente com o consumidor final e movimenta cadeias inteiras de abastecimento – os desafios vão desde reconfigurar sistemas de faturamento até repensar estratégias de precificação e logística. Pequenas empresas precisarão de suporte e planejamento para não ficarem em desvantagem competitiva; médias empresas devem redobrar a atenção em planejamento financeiro e atualização tecnológica; grandes empresas terão que liderar pelo exemplo, investindo na transição e talvez influenciando políticas de implementação que suavizem os impactos.

Em meio a tudo isso, é importante lembrar que a PEC 45/2019 busca um sistema mais transparente e racional. Na teoria, um IVA bem implementado pode reduzir distorções, aumentar a produtividade econômica e até estimular o crescimento do PIB nos próximos 10-15 anosgov.brgov.br. O varejo e o atacado, após a dor da adaptação, podem se beneficiar de um ambiente em que concorrentes estão em bases tributárias mais equânimes (fim de “atalhos” fiscais) e onde o consumidor entende melhor o quanto paga de imposto, podendo pressionar por eficiência. Porém, chegar a esse ponto exigirá esforço coordenado entre governo e iniciativa privada. As empresas devem aproveitar o período de transição para ajustar seus processos gradualmente, enquanto cobram clareza nas regras e eventuais ajustes que evitem efeitos perversos (como oneração excessiva de setores essenciais ou perda de competitividade das MPEs). Em última análise, a reforma tributária será bem-sucedida se, após superados os problemas iniciais, simplificar a vida do contribuinte sem sufocar a atividade econômica. Até lá, aos empresários do varejo e do atacado cabe planejar, investir em conhecimento e acompanhar de perto cada mudança, transformando desafios em oportunidades sempre que possível.

Fontes: As informações acima foram compiladas e analisadas com base em fontes confiáveis e atualizadas, incluindo análises técnicas de consultorias (PwC Tax Intelligencepwc.com.br), estudos e guias do setor varejista (CNDL/Varejo S.A.cndl.org.brcndl.org.br), notícias e debates recentes no Senado Federalwww12.senado.leg.brwww12.senado.leg.br, publicações de entidades como Fecomercio-SPfecomercio.com.brfecomercio.com.br, além de materiais especializados em sistemas de gestão fiscal e consultoria tributárianotagateway.com.bradaptive.com.br. Essas fontes corroboram os pontos levantados, oferecendo um panorama abrangente dos desafios práticos na transição para o novo modelo IBS/CBS conforme a PEC 45/2019. Cada empresa, é claro, terá peculiaridades próprias, mas os tópicos detalhados (tecnologia, carga tributária, preços, transição, sistemas e porte) formam um guia dos principais aspectos a serem observados na preparação para a reforma.pwc.com.brwww12.senado.leg.br